Cómo escribir un email formal
Un email o carta formal son aquellas que escribimos a personas que no conocemos y que, generalmente, ostentan algún cargo de autoridad. El email formal no solo tiene una estructura propia si no que, además, es necesario escribirlo en inglés formal.
el email formal del examen
En todas estas guías sobre cómo hacer los writings de examen siempre empezamos explicando qué es un essay, qué es un report… En este caso, no hay mucho que explicar 🧐 everybody knows what an email is.
Los emails pueden entrar en la segunda parte del writing de cualquiera de los exámenes de Cambridge y en cualquiera de las partes de la EOI. En los exámenes de la EOI, es bastante normal que la prueba de writing consista en escribir dos emails, uno formal y otro informal sobre el mismo tema —esto también puede pasar en el Aptis.
En los exámenes, no te suelen decir que se trata de un email formal, esperan que lo deduzcas tú. Don’t worry, que es súper fácil de ver. Si te piden que escribas a colegios, revistas, ayuntamientos… hay que hacer un email formal. Dicho de otro modo, siempre que no te pidan escribir a your English-speaking friend, es un email formal.
En lo que sí nos vamos a fijar es en cómo son los emails formales que aparecen en los exámenes de inglés, clasificados según el nivel
En el First, normalmente no entra el email formal sino el email o carta informal, más apropiado para un nivel B2.
Sin embargo, a veces sí que piden escribir un email formal, que generalmente es una letter of application donde hay que dirigirse a una revista o colegio para solicitar alguna cosa. Hay que escribir entre 140 y 190 palabras.
You have seen this advertisement in a magazine and decided to apply.
A once-in-a-lifetime opportunity
Amateur astronauts needed. We are conducting a research on the long-terms effects of zero gravity on the human body. We need volunteers who can commit to a year-long programme.
Write your email.
En el Advanced, los emails formales suelen tratar los mismos temas que los emails informales del First. Es decir, es muy frecuente que en el C1 Advanced te pidan escribir una carta o email a alguien que viene de visita pero en este caso no es tu amigo, sino un futuro compañero de trabajo o de clase.
Además, también pueden pedirte que escribas a un periódico —letter to an editor— o que solicites una plaza en un colegio o un trabajo —letter of application.
En todas ellas, el formato del email o carta es el mismo, solo hay que cambiar lo que se cuenta. Hay que escribir entre 220 y 260 palabras.
Your boss has asked you to write an email to one employee who works for the same company you do but in a different country.
They are considering a transfer to your location and your boss would like you to write a welcoming email explaining how you do things in your branch, what they may expect and how they will benefit from this experience.
Write your email.
En el Proficiency, en teoría no entra un email si no solo una carta. Sin embargo, las mismas instrucciones del examen te dice que no hay que escribir ninguna dirección postal por lo que, at the end of the day, es lo mismo un email que una carta.
Los temas del email del C2 Proficiency, que casi siempre es formal, son un poco más filosóficos que en el resto de niveles como, por ejemplo, escribir una carta a una revista sobre una persona influyente en tu vida o cómo tomar una decisión seria.
En realidad, estos emails o cartas se parecen más a un essay que a una carta de verdad. Anyway, Hay que escribir entre 280 y 320 palabras.
A popular English-language magazine has invited readers to send in letters explaining who has been the most influential person in their lives.
You decide to send in a letter in which you briefly describe the situation and explain the reasons why this person is important, and assess the effect they have had on your life and personality.
Write your letter.
- first
-
En el First, normalmente no entra el email formal sino el email o carta informal, más apropiado para un nivel B2.
Sin embargo, a veces sí que piden escribir un email formal, que generalmente es una letter of application donde hay que dirigirse a una revista o colegio para solicitar alguna cosa. Hay que escribir entre 140 y 190 palabras.
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Amateur astronauts needed. We are conducting a research on the long-terms effects of zero gravity on the human body. We need volunteers who can commit to a year-long programme.
Write your email.
- advanced
-
En el Advanced, los emails formales suelen tratar los mismos temas que los emails informales del First. Es decir, es muy frecuente que en el C1 Advanced te pidan escribir una carta o email a alguien que viene de visita pero en este caso no es tu amigo, sino un futuro compañero de trabajo o de clase.
Además, también pueden pedirte que escribas a un periódico —letter to an editor— o que solicites una plaza en un colegio o un trabajo —letter of application.
En todas ellas, el formato del email o carta es el mismo, solo hay que cambiar lo que se cuenta. Hay que escribir entre 220 y 260 palabras.
Your boss has asked you to write an email to one employee who works for the same company you do but in a different country.
They are considering a transfer to your location and your boss would like you to write a welcoming email explaining how you do things in your branch, what they may expect and how they will benefit from this experience.
Write your email.
- proficiency
-
En el Proficiency, en teoría no entra un email si no solo una carta. Sin embargo, las mismas instrucciones del examen te dice que no hay que escribir ninguna dirección postal por lo que, at the end of the day, es lo mismo un email que una carta.
Los temas del email del C2 Proficiency, que casi siempre es formal, son un poco más filosóficos que en el resto de niveles como, por ejemplo, escribir una carta a una revista sobre una persona influyente en tu vida o cómo tomar una decisión seria.
En realidad, estos emails o cartas se parecen más a un essay que a una carta de verdad. Anyway, Hay que escribir entre 280 y 320 palabras.
A popular English-language magazine has invited readers to send in letters explaining who has been the most influential person in their lives.
You decide to send in a letter in which you briefly describe the situation and explain the reasons why this person is important, and assess the effect they have had on your life and personality.
Write your letter.
cómo escribir un email formal
Para escribir el email formal en el examen, tenemos que tener en cuenta las normas del inglés formal, que podemos resumir en los siguientes puntos.
Saludo y despedida formales
Dirigirse usando el apellido o cargo, nunca el nombre de pila
Usar modales y condicionales —would, may, could…
Usar palabras de origen latino —las parecidas al español
No hacer contracciones
Utilizar frases largas, como las relative clauses
Evitar los tiempos continuos
Te recomiendo que le eches un vistazo a esta lección sobre las diferencias entre inglés formal e informal para aprender a usar las expresiones necesarias para escribir un email formal en inglés.
estructura de un email formal
El email o carta formal que nos piden hacer en el examen no solo tiene que escribirse en lenguaje formal sino que, además, tiene una estructura particular diferente al resto de writings de los exámenes.
Fíjate bien en las diferentes partes para no dejarte ninguna porque todas cuentan para la nota.
En realidad, un email formal tiene las mismas 5 partes que un email informal. Sin embargo, en este caso la segunda parte —presentación + introducción— es mucho más importante puesto que la persona que recibe el email no nos conoce y debemos dejar claro quienes somos y qué queremos.
Además, el resto de partes son diferentes en cuanto a su contenido. Vamos a verlas una por una.
1 saludo inicial
El saludo inicial con el que abrimos nuestro email formal va a depender de si nos dan el nombre de la persona a quién está dirigido el email o de si no lo sabemos, según nos diga el enunciado del examen.
Si sabemos el nombre.
| Dear Mr Jones, |
| Dear Ms Smith, |
| Dear Mr Mayor, |
| Dear Madam Ambassador, |
Tradicionalmente, en inglés se distinguía Mr, Mrs & Miss, que son respectivamente señor, señora y señorita. Al igual que distinguir entre mujer casada y soltera en el español de hoy en día se considera antiguo e inapropiado, lo mismo pasa en inglés. Se usa Ms para mujeres y Mr para hombres, ambos siempre con el apellido.
Si no usamos el apellido si no el cargo de la persona a la que escribimos, para hombre sigue siendo Mr pero para mujer se usa Madam.
Si no sabemos el nombre.
| Dear Sir or Madam, |
| To whom it may concern, |
Podemos usar cualquiera de las dos, siendo To whom it may concern la más formal y distante, ya que se corresponde con el A quién corresponda del español.
2 presentación + introducción
Los emails formales que nos piden hacer en los exámenes suelen estar dirigidos a directores de colegios, alcaldesas, revistas… por lo que la persona que recibe el email no nos conoce. Es necesario incluir un párrafo presentándonos.
My name is … siempre incluyendo el apellido.
| My name is John Doe |
Podemos añadir nuestro cargo, si es relevante, de la siguiente forma.
| My name is John Doe and I am the head teacher at St Mary´s School |
| Mi nombre es John Doe y soy el director del Colegio St Mary |
| My name is Joan Doe, the spokesperson for ACNUR |
| Mi nombre es Joan Doe y soy la portzavoz de ACNUR |
Una vez nos hemos presentado, en el mismo párrafo debemos exponer el porqué de nuestra carta o email. Hay varias cosas que podemos poner, según del tipo de carta de que se trate.
| I write to you | Le escribo | in reference to… | en referencia a… |
| I contact you | Le contacto | in regards to… | en referencia a… |
| in relation to… | en relación a… | ||
| because of… | a causa de… | ||
| to let you know… | para hacerle saber… | ||
| to inquire about… | para indagar sobre… | ||
| on behalf of… | de parte de… |
Puedes combinar las frases de la izquierda con las frases de la derecha como quieras para poder formar oraciones completas que te sirven para cualquier tipo de email formal.
🧐 En inglés formal, es mejor evitar el uso de los tiempos continuos. Por eso es mejor I write que I am writing.
3 desarrollo
El desarrollo del email formal debe incluir lo que nos hayan pedido en el enunciado del writing, tanto de forma general como si específicamente nos piden que hablemos de algunos puntos.
Al ser un email formal, podemos darle cohesión a los diferentes párrafos utilizando los conectores formales del inglés que, como siempre, te recomiendo usar con moderación.
Además, también podemos empezar los párrafos con diferentes frases que nos ayuden a exponer nuestras ideas, como por ejemplo las siguientes.
| I would like to point out that… |
| Me gustaría señalar que… |
| I would like to posit… |
| Me gustaría sugerir… |
| In addition, I would like to bring your attention to the fact that… |
| Además, me gustaría llamar su atención sobre el hecho de que… |
| I strongly believe we should address… |
| Creo firmemente que deberíamos ocuparnos de… |
| I am afraid I have to / must… |
| Me temo que estoy en la obligación de… |
| Consequently, it must be stressed that… |
| Por consiguiente, se debe subrayar que… |
Como hemos visto anteriormente, no es una cuestión de memorizar estas frases, si no de fijarse en usar el condicional, los verbos auxiliares, la pasiva… En cualquier caso, si quieres usar alguna de estas frases, hazlo, pero no las metas a la fuerza. Úsalas solo si te resultan convenientes en el email que estés escribiendo.
Es bastante frecuente que nos pidan escribir una carta o email sobre un tema o desde un planteamiento que sea más propio de otro writing formal como el report o el essay.
En estos casos, la estructura interna —el desarrollo— debe acercarse más a esos writings, pero siempre teniendo en cuenta que se trata de un email o carta y necesita sus partes de saludo, despedida…
4 despedida
La despedida de un email formal podemos hacerla en una o dos líneas —dependiendo del tipo de email formal del que se trate— con un agradecimiento al destinatario y una despedida por nuestra parte.
| Should you have any further questions / concerns / enquires / doubts please do not hesitate to let me know |
| Si tiene alguna pregunta / preocupación / pregunta / duda no dude en contactar conmigo |
| Thank you for your time / patience / cooperation / consideration / assistance |
| Gracias por su tiempo / paciencia / cooperación / consideración / ayuda |
| I greatly appreciate your help in this matter, |
| Le agradezco enormemente su ayuda en este asunto, |
| Without further ado, |
| Sin otro particular, |
| I look forward to hearing from you, |
| Deseando tener noticias suyas, |
5 saludo final
El saludo final también va a depender de si sabemos a quién está dirigido el email o no, según lo que hayamos usado en el saludo inicial.
Si hemos utilizado el apellido. Estos tres saludos finales van de más a menos formal.
| Your faithfully, |
| Yours sincerely, |
| Kind regards, |
Si hemos utilizado el cargo.
| Respectfully, |
Terminamos el email poniendo nuestro nombre y apellidos —no tienen que ser los reales— debajo de este saludo final y ya hemos acabado. Ya tenemos un email formal perfecto.
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